BDO Austria
— co to oznacza dla polskiej firmy planującej działalność w Austrii
to lokalna część międzynarodowej sieci doradczej BDO, oferująca kompleksowe usługi księgowe, podatkowe i doradcze dla firm wchodzących na rynek austriacki. Dla polskiej firmy planującej działalność w Austrii współpraca z takim partnerem oznacza dostęp do wiedzy o lokalnych przepisach, procedurach rejestracyjnych oraz specyfice rynku — wszystko to w ramach jednego punktu kontaktu, który rozumie zarówno realia austriackie, jak i transgraniczne potrzeby przedsiębiorstw z Polski.
Najważniejsze obszary wsparcia, które oferuje polskim przedsiębiorstwom, to pomoc w wyborze i rejestracji formy prawnej (GmbH, oddział/Zweigniederlassung, działalność jednoosobowa), doradztwo podatkowe (CIT, VAT, podatki osobowe), prowadzenie księgowości i payroll oraz obsługa zobowiązań raportowych. Dodatkową wartością jest wsparcie w kwestiach międzynarodowych, takich jak stosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania Polska–Austria, zasady dotyczące zakładów stałych oraz transfer pricing.
Dlaczego to ma znaczenie praktyczne? Dzięki lokalnemu doradcy można skrócić czas rejestracji, uniknąć typowych błędów przy zgłaszaniu do urzędów skarbowych i ubezpieczeń społecznych oraz zoptymalizować strukturę podatkową i operacyjną przed rozpoczęciem działalności. BDO pomaga też w kwestiach technicznych — otwarcie konta bankowego, zgłoszenia VAT, integracja systemów księgowych czy organizacja płac zgodnie z austriackimi stawkami i przepisami o Sozialversicherung.
Przed podjęciem współpracy warto przygotować podstawowe dokumenty spółki, pełnomocnictwa i plan biznesowy; często przeprowadza też audyt podatkowy i due diligence przed finalizacją inwestycji. Korzystając z lokalnego partnera unikniesz pułapek proceduralnych i zyskasz partnera do bieżącego wsparcia — od rejestracji po coroczne rozliczenia podatkowe. Jeśli celem jest sprawne wejście na austriacki rynek i minimalizacja ryzyka podatkowo‑prawnego, współpraca z jest rozwiązaniem wartym rozważenia.
Wybór formy prawnej i rejestracja: GmbH, oddział (Zweigniederlassung) czy działalność jednoosobowa — krok po kroku
Wybór formy prawnej to jedno z pierwszych i najważniejszych pytań dla polskiej firmy planującej działalność w Austrii. Decyzja między GmbH, oddziałem (Zweigniederlassung) a działalnością jednoosobową wpływa nie tylko na odpowiedzialność właścicieli, lecz także na obowiązki podatkowe, koszty początkowe i wymagania formalne przy rejestracji. Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować skalę działalności, plan zatrudnienia pracowników, ryzyko odpowiedzialności oraz potrzeby kapitałowe — te kryteria pomogą dopasować strukturę do strategicznych celów firmy.
GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) jest najczęściej wybieraną formą dla przedsiębiorstw średniej wielkości: zapewnia ograniczoną odpowiedzialność wspólników i lepszy prestiż rynkowy. Przy rejestracji zwykle wymagany jest kapitał zakładowy — standardowo podkreślany na poziomie kilkudziesięciu tysięcy euro (część musi być wpłacona przy zakładaniu spółki) — dlatego warto potwierdzić aktualne minimalne wymagania u lokalnego doradcy. Kluczowe kroki to: sporządzenie umowy spółki i jej notarialne poświadczenie, wniesienie kapitału, założenie rachunku bankowego, wpis do Firmenbuch (rejestru handlowego) oraz uzyskanie odpowiednich zezwoleń handlowych (Gewerbeberechtigung). Proces rejestracji GmbH zwykle trwa od kilku tygodni i wiąże się z kosztami notarialnymi i sądowymi.
Oddział (Zweigniederlassung) to rozwiązanie dla firm, które chcą wejść na rynek austriacki bez tworzenia odrębnej spółki. Oddział nie ma odrębnej osobowości prawnej — odpowiada za niego podmiot macierzysty, co oznacza pełną odpowiedzialność właściciela. Rejestracja oddziału wymaga zgłoszenia do Firmenbuch w Austrii, przedstawienia dokumentów spółki macierzystej (z tłumaczeniem przysięgłym) oraz ustanowienia przedstawiciela prawnego. Zaleta to niższe koszty początkowe i prostsza struktura, wada — mniejsza separacja ryzyka i często trudniejsze formalności bankowe.
Działalność jednoosobowa (Einzelunternehmen) jest najprostszą opcją dla jednoosobowych przedsiębiorców: niższe koszty rejestracji i uproszczona księgowość, ale pełna odpowiedzialność majątkowa właściciela. Rejestracja odbywa się zwykle w urzędzie ds. działalności gospodarczej (Gewerbeamt) i w lokalnym rejestrze handlowym, w zależności od zakresu działalności. To dobre rozwiązanie dla konsultantów, freelancerów i małych działalności testujących rynek, jednak przy planach szybkiego wzrostu warto rozważyć przekształcenie w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Praktyczny krok po kroku i wskazówki: przed rejestracją sprawdź nazwę firmy w Firmenbuch, przygotuj przetłumaczone dokumenty spółki macierzystej, umów wizytę u notariusza, otwórz konto bankowe i dokonaj wpłaty kapitału (dla GmbH), złóż wniosek o Gewerbeberechtigung, zarejestruj się w Finanzamt (VAT i podatki) oraz zadbaj o zgłoszenia do austriackiego systemu ubezpieczeń społecznych przy zatrudnieniu pracowników. Czas i koszty różnią się w zależności od formy prawnej — dlatego współpraca z lokalnymi doradcami (np. ) pozwoli uniknąć typowych błędów i zoptymalizować strukturę pod kątem podatkowym i operacyjnym.
Podatki w Austrii: CIT, VAT, podatki od osób fizycznych i obowiązki raportowe dla polskich przedsiębiorstw
Podatki w Austrii to kluczowy element planowania ekspansji — zarówno dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH), jak i dla oddziału czy działalności jednoosobowej. Polska firma wchodząca na rynek austriacki musi uwzględnić trzy główne obszary: CIT (Körperschaftsteuer) dla osób prawnych, VAT (Umsatzsteuer) dla obrotów towarowo‑usługowych oraz podatki i obowiązki płatnika związane z zatrudnieniem pracowników. Ważne jest też sprawdzenie Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Austrią, która wpływa na sposób stosowania podatków u źródła i możliwości odliczeń.
CIT: w Austrii dochody spółek podlegają opodatkowaniu podatkiem od osób prawnych; aktualna stawka podatkowa wynosi zazwyczaj 24% (sprawdź obowiązującą stawkę przy planowaniu). Spółki i oddziały składają roczne zeznanie podatkowe, a fiskus wymaga również zaliczek (prepayments) w ciągu roku – ich wysokość ustalana jest na podstawie wcześniejszych wyników i może być korygowana. Dla oddziałów (Zweigniederlassung) rozliczane są zwykle przychody osiągane na terytorium Austrii; transfer pricing i dokumentacja dotycząca transakcji wewnątrzgrupowych są tutaj szczególnie istotne.
VAT: standardowa stawka VAT w Austrii to 20%, przy czym istnieją obniżone stawki (m.in. 13% i 10%) dla wybranych towarów i usług. Rejestracja VAT jest obowiązkowa, gdy działalność opodatkowana jest prowadzona w Austrii lub gdy zachodzą dostawy opodatkowane na terytorium Austrii; dla niektórych transakcji wewnątrzunijnych obowiązuje mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) lub procedury OSS/ISD dla sprzedaży transgranicznej. Deklaracje VAT składane są z częstotliwością zależną od wielkości obrotów (miesięcznie, kwartalnie) oraz obowiązkowo roczne zestawienie — zaniedbanie terminów wiąże się z odsetkami i karami.
Podatki od osób fizycznych i obowiązki płatników: Austria stosuje progresywny system podatku dochodowego dla osób fizycznych; przy zatrudnianiu pracowników polska firma musi dokonać rejestracji jako pracodawca, odprowadzać i pobierać Lohnsteuer (podatki od wynagrodzeń) oraz zgłaszać i odprowadzać składki do systemu ubezpieczeń społecznych (Sozialversicherung). Raportowanie płacowe odbywa się elektronicznie, a pracodawca odpowiada za comiesięczne rozliczenia i roczne potwierdzenia płac (Lohnzettel). Należy uwzględnić również obowiązki związane z podatkami u źródła przy wypłatach na rzecz nierezydentów oraz możliwość zastosowania ulg wynikających z umów międzynarodowych.
Obowiązki raportowe i praktyczne wskazówki: poza deklaracjami CIT i VAT przedsiębiorstwa muszą prowadzić odpowiednią księgowość zgodnie z austriackim UGB, gromadzić dokumentację transfer pricingową oraz – przy dużych grupach kapitałowych – rozważyć obowiązki związane z Country‑by‑Country Reporting. Wszystkie zgłoszenia odbywają się najczęściej przez system FinanzOnline. Dla polskich firm kluczowe rekomendacje to: wczesna rejestracja w austriackich rejestrach podatkowych, korzystanie z pomocy lokalnego doradcy (np. ) przy interpretacji przepisów i stosowaniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz regularne monitorowanie terminów płatności i składania deklaracji, aby uniknąć sankcji. Krótka checklista na start:
- uzyskanie austriackiego numeru podatkowego i VAT (UID),
- ustalenie obowiązku VAT i częstotliwości deklaracji,
- rejestracja jako płatnik wynagrodzeń i zgłoszenie do Sozialversicherung,
- przygotowanie dokumentacji transfer pricing i sprawdzenie obowiązków CbCR,
- zabezpieczenie wsparcia lokalnego doradcy podatkowego.
Koszty założenia i prowadzenia działalności: opłaty rejestracyjne, księgowość, wynagrodzenia i ubezpieczenia społeczne
Koszty założenia i prowadzenia działalności w Austrii to jedno z pierwszych pytań, które zadaje polska firma planująca ekspansję. Podstawowe wydatki obejmują opłaty rejestracyjne, wymagany kapitał (w przypadku GmbH), koszty notarialne i tłumaczeń oraz wkład na uruchomienie księgowości i płac. Warto od razu uwzględnić, że wybór formy prawnej (GmbH, Zweigniederlassung, działalność jednoosobowa) ma istotny wpływ na skalę i strukturę tych kosztów — zarówno jednorazowych, jak i stałych.
Rejestracja i koszty początkowe: dla założenia GmbH standardowe wymogi obejmują kapitał zakładowy (Stammkapital) — zwykle wskazywany jako 35 000 EUR, z częściowym wniesieniem gotówkowym przy rejestracji (ok. połowa) — oraz opłaty notarialne i wpis do Firmenbuch. Rejestracja oddziału (Zweigniederlassung) jest zwykle tańsza pod względem kapitału, ale wymaga zgłoszeń w rejestrze handlowym i lokalnych formalności. Dla jednoosobowej działalności koszty administracyjne mogą być najniższe (rejestracja w Gewerbebehörde, ewentualne licencje), jednak odpowiedzialność i warunki podatkowe różnią się od spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Księgowość i usługi doradcze: prowadzenie ksiąg w Austrii można zlecić lokalnemu biuru rachunkowemu (np. ). Miesięczne koszty usług księgowych zależą od wielkości operacji i liczby dokumentów — orientacyjnie od kilkuset do nawet kilku tysięcy euro miesięcznie dla średnich przedsiębiorstw. Dodatkowo trzeba liczyć się z opłatami za przygotowanie rocznych sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych. Dla efektywnego zarządzania warto inwestować w integrację systemu księgowego z ERP/rachunkami sprzedaży, co obniża koszty w dłuższej perspektywie.
Wynagrodzenia i ubezpieczenia społeczne: całkowity koszt zatrudnienia pracownika w Austrii to nie tylko jego wynagrodzenie brutto — pracodawca ponosi również składki na ubezpieczenia społeczne, składki na fundusz rodziny, ubezpieczenie wypadkowe oraz obowiązkowe składki na fundusze pracownicze/odpraw (w zależności od systemu). W praktyce całkowity koszt pracodawcy zwykle zwiększa się o rząd wielkości około 20–30% od płacy brutto (a w niektórych branżach nawet więcej, gdy obowiązują kolektywne układy płacowe). Dodatkowe koszty mogą wynikać z wymogów dotyczących minimalnych stawek czy świadczeń wynikających z Kollektivvertrag.
Praktyczne wskazówki / checklista kosztowa:
- Skalkuluj kapitał startowy (GmbH) i koszty notarialne oraz wpisu do Firmenbuch.
- Zamów wycenę usług księgowych i payroll (koszt zależny od liczby pracowników i złożoności rozliczeń).
- Zarezerwuj budżet na obowiązkowe składki pracodawcy (~20–30% brutto) oraz ewentualne świadczenia zgodne z Kollektivvertrag.
- Uwzględnij koszty bankowe, tłumaczeń dokumentów i doradztwa prawnego podatkowego ( przygotuje szczegółową kalkulację).
- Zaplanuj bufor na nieprzewidziane opłaty administracyjne i wdrożeniowe — 10–15% całkowitych kosztów początkowych.
Podsumowanie: realne oszacowanie kosztów wymaga analizy konkretnej struktury działalności i branży — dlatego współpraca z lokalnym doradcą, takim jak , pozwala uniknąć niespodzianek i zoptymalizować wybór formy prawnej, zakres usług księgowych oraz sposób zatrudniania. Zapytaj o szczegółową symulację kosztów przed podjęciem decyzji o wejściu na rynek austriacki.
Zatrudnianie pracowników i formalności HR: zgłoszenia do Sozialversicherung, pracownicze prawa i outsourcing płac
Zatrudnianie pracowników w Austrii to obszar, w którym polska firma musi działać bardzo precyzyjnie — od formalnej rejestracji przez ubezpieczenia po przestrzeganie praw pracowniczych. Już na etapie planowania warto uwzględnić obowiązek zgłoszeń do Sozialversicherung, przydzielenie odpowiedniego systemu płacowego oraz konieczność dostosowania umów do lokalnych standardów (m.in. Kollektivvertrag). Błędy przy wdrażaniu kadrowo-płacowym szybko skutkują karami i zaległościami w składkach, dlatego współpraca z lokalnym doradcą, np. , znacząco obniża ryzyko.
Podstawowe formalności rozpoczynają się od rejestracji pracodawcy w austriackim systemie podatkowo-ubezpieczeniowym oraz zgłoszenia każdego pracownika do Sozialversicherung — najlepiej przed lub nie później niż w dniu rozpoczęcia pracy. Do zgłoszenia potrzebne będą dane identyfikacyjne pracownika (numer ubezpieczenia społecznego, adres, status podatkowy), a w przypadku delegowania pracowników z Polski także dokumentacja A1. Pracodawca odpowiada za odprowadzanie składek zdrowotnych, emerytalnych, ubezpieczenia od bezrobocia oraz składki wypadkowej; część kosztów zwykle pokrywa pracownik, część pracodawca.
Prawa pracownicze i warunki zatrudnienia w Austrii często regulowane są przez branżowe układy zbiorowe (Kollektivverträge), które określają minimalne stawki, dodatki i warunki pracy — dlatego ustalanie wynagrodzeń „na czuja” jest ryzykowne. Należy uwzględnić lokalne regulacje dotyczące czasu pracy, urlopów (standardowo kilka tygodni rocznie), okresów próbnych i wymogów wypowiedzenia. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na pracowników spoza UE — wymagane są odpowiednie pozwolenia na pracę i pobyt.
Outsourcing płac to często optymalne rozwiązanie dla nowych podmiotów: zewnętrzny dostawca (np. ) prowadzi listę płac, nalicza wynagrodzenia, odprowadza podatki i składki, przygotowuje odcinki płacowe i roczne rozliczenia oraz pilnuje terminów zgłoszeń do Sozialversicherung. Korzyści to zgodność z lokalnymi przepisami, zmniejszenie ryzyka błędów kadrowych i oszczędność czasu zespołu zarządzającego. Przy wyborze dostawcy sprawdź zakres usług, zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych (RODO/GDPR) oraz model rozliczeń (opłata stała miesięczna vs. za pracownika).
Krótka checklista na start:
- Zarejestruj firmę jako pracodawcę w austriackim systemie podatkowo-ubezpieczeniowym;
- Zgłoś każdego pracownika do Sozialversicherung przed rozpoczęciem pracy;
- Sprawdź obowiązujący Kollektivvertrag i prawa pracownicze dla branży;
- Zweryfikuj uprawnienia do pracy (obywatelstwo UE vs. pozwolenia dla obywateli spoza UE);
- Rozważ outsourcing płac i współpracę z lokalnym biurem, np. .
Konsultacja z lokalnym doradcą HR i płac w Austrii pomoże uniknąć najczęstszych pułapek i zapewni płynne wejście na rynek.
Praktyczne wskazówki i checklista współpracy z oraz lokalnymi doradcami — jak uniknąć najczęstszych błędów
Praktyczne wskazówki przed rozpoczęciem współpracy z — zanim podpiszesz umowę, przygotuj komplet dokumentów i jasno określ oczekiwany zakres usług. Dla polskiej firmy planującej działalność w Austrii warto zebrać: wyciąg z KRS, pełnomocnictwa, odpisy z CEIDG (jeśli dotyczy), dane wspólników i dyrektorów (skany paszportów), umowę najmu biura lub plan działalności. potrafi przyspieszyć proces rejestracji GmbH czy zgłoszenia Zweigniederlassung, ale wymaga to jasnych uprawnień (power of attorney) oraz zgody na weryfikację tożsamości — to eliminuje opóźnienia przy otwieraniu konta bankowego i rejestracji VAT.
Ustal zakres i warunki współpracy na piśmie. Poproś o szczegółowy engagement letter z wyszczególnieniem czynności: rejestracja spółki, zgłoszenia do Sozialversicherung, prowadzenie księgowości zgodnie z austriackimi przepisami, obsługa payrollu, rozliczenia VAT i CIT oraz terminy raportów. Ważne elementy do negocjacji to: stała opłata miesięczna lub ryczałt, stawki godzinowe przy pracach ad hoc, SLA dla terminów rozliczeń podatkowych oraz procedury eskalacji w przypadku sporów z urzędem.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć: polskie firmy często zaniżają czas potrzebny na rejestrację i akceptację dokumentów przez austriackie urzędy, mylą formę prawną (GmbH vs Zweigniederlassung) oraz nie rejestrują się w VAT lub Sozialversicherung w odpowiednim momencie. Aby to wyeliminować, zleć przygotowanie harmonogramu kroków wraz z terminami i dokumentami do dostarczenia. Sprawdź od razu konsekwencje podatkowe wyboru formy prawnej — wpływ na CIT, obowiązek księgowości według austriackich standardów oraz zasady rozliczeń transgranicznych (np. transfer pricing).
Komunikacja i język — ustal preferowany kanał komunikacji (e-mail, portal klienta BDO, wideokonferencje) i język korespondencji. Choć wiele osób w operuje po angielsku, kluczowe dokumenty urzędowe mogą wymagać tłumaczeń na niemiecki. Zadbaj o wersje tłumaczone i potwierdź, kto odpowiada za ich przygotowanie oraz notarialne poświadczenie, jeśli będzie potrzebne.
Checklista współpracy (kroki do wykonania):
- Przygotować kompletny pakiet dokumentów firmowych i osobowych;
- Podpisać engagement letter z zakresem usług, terminami i kosztami;
- Udzielić niezbędnych pełnomocnictw do rejestracji i reprezentacji przed urzędami;
- Uzgodnić harmonogram rejestracji VAT, Sozialversicherung i payrollu;
- Zabezpieczyć budżet na koszty początkowe: opłaty rejestracyjne, adwokat/tłumaczenia, kapitał zakładowy (jeśli GmbH);
- Regularnie weryfikować raporty i rozliczenia z oraz planować kwartalne spotkania kontrolne.
Dzięki takiemu przygotowaniu minimalizujesz ryzyko opóźnień i nieprzewidzianych kosztów, a współpraca z lokalnym biurem rachunkowym i doradczym jak
stanie się realnym wsparciem w rozwoju działalności na austriackim rynku.
